Pierwsze objawy kryzysu w firmie i pułapki, w które może wpaść menedżer

Fuzja firmy, zmiana właściciela, cięcia budżetowe czy nierealistycznie postawione  cele – to wszystko sprawia, że pracownicy tracą grunt pod nogami. Czują się zagrożeni zwolnieniem, degradacją lub wzrostem obowiązków. W palarni, kuchni i na korytarzach przekazują sobie mroczne informacje o złych czasach, które nadchodzą. Tak zaczyna się kryzys w firmie. Piotr Fijewski mówi, jak powinien zachować się menadżer, w obliczu sytuacji trudnej dla siebie i swoich pracowników.  

Jakie są pierwsze objawy kryzysu w firmie?

Pracownicy, którzy czują się zagrożeni, tworzą podziemie informacyjne. Przekazują sobie po cichu katastroficzne wizje przyszłości, które jeszcze bardziej zaogniają napięcie i zwiększają stres. Pracownicy wewnątrz zespołów blokują się komunikacyjnie względem siebie nawzajem i względem zwierzchników. Zespół się dezintegruje, pojawiają się donosy. Może nastąpić tzw. strajk włoski, który polega na tym, że każdy pracownik robi tylko i wyłącznie to, co do niego należy. Zero inicjatywy, zero kreatywności, jedynie posłuszne i ciche wykonywanie obowiązków, bez angażowania się w rozwój firmy. Strajk włoski ma to do siebie, że bardzo ciężko na niego zareagować, ponieważ obiektywnie nie ma się do czego przyczepić. Ale zmienia się atmosfera, spada efektywność zespołu i każdy czuje, że coś jest mocno nie tak. Gdyby wszyscy robili tylko to, co muszą, żadna firma nie szłaby do przodu.

Jak powinien zareagować menadżer, który widzi, że w jego zespole zaczyna się kryzys?

Po pierwsze, jeśli o kryzysie dowiedział się z plotek, w rozmowie z pracownikiem nie powinien się do nich odwoływać, bo spotka się z oporem typu „Ja nic nie wiem, ja nic nie mówiłem”. Znacznie lepiej będzie, gdy zareaguje osobiście na trudności komunikacyjne ,np. „Zauważyłem, że ostatnio ciężko nam się ze sobą rozmawia”, lub gdy odwoła się do obserwowalnych faktów, np.” Ostatnio przestałeś zgłaszać swoje pomysły, nie odzywasz wie na spotkaniach”

Ale w przypadku włoskiego strajku, o którym mówiłeś trudno się odwoływać do faktów, bo wszystko jest pozornie w porządku.

Podczas szkoleń zalecam menadżerom, by mówili o swoich odczuciach. I to jest chyba najważniejsze narzędzie komunikacyjne, w które staramy się wyposażyć uczestników. Im trudniejsza sytuacja tym bardziej warto reagować osobiście, autentycznie. Aby pogłębić poziom otwartości w zespole, warto zacząć od siebie i powiedzieć np.: „Ja też jestem w bardzo trudnej sytuacji w związku z tym, co dzieje się w firmie, chciałem zapytać, jak wy się czujecie?”. Już samo nazwanie, że sytuacja jest trudna, może rozładować napięcie i będzie dużo lepszym rozwiązaniem niż zamiatanie pod dywan czegoś, o czym i tak każdy wie i co czuje.

Jeśli menadżer powie, że jest mu ciężko, nie straci autorytetu?

Jeśli będzie płakał przy pracownikach i mówił, jaki jest bezradny, z pewnością straci. Jeśli natomiast w pełni świadomie nazwie swoje uczucia, podzieli się nimi i przyzna, że sytuacja jest trudna – wręcz przeciwnie. Od lat szkolę duże zespoły pracownicze i pytam, co najbardziej cenią u szefów. Odpowiedź jest niemal zawsze ta sama – umiejętność przyznawania się do pomyłek, wycofywania się ze złych decyzji i mówienia „przepraszam”. Myślę, że spokojnie można powiedzieć  w czym jest się słabszym i co jest dla mnie  trudne. Bycie dobrym menadżerem nie oznacza prężenia mięśni przed podwładnymi.

Jakie są pułapki, w które menadżer może wpaść podczas rozmowy z zespołem w kryzysie?

Po pierwsze należy rozmawiać z każdym z zespołu, każdego wysłuchać, każdego obdarzyć uwagą. Po drugie nie należy składać  obietnic bez pokrycia, byle tylko uspokoić nastroje. To pułapka, ponieważ jeśli obietnice się nie sprawdzą, menadżer straci nie tylko autorytet, ale i wiarygodność. Zamiast tego lepiej przeanalizować wraz z zespołem, czy da się w jakiś sposób wykorzystać te zmiany i czy istnieją obszary, na które mogą one wpłynąć pozytywnie. Nie bez powodu słowo „kryzys” w języku chińskim składa się z dwóch znaków – jeden oznacza zagrożenie, a drugi szansę. Na bazie nowych pomysłów i perspektyw lęk jest niwelowany.

Pójdźmy o krok dalej. Jeśli mroczne przewidywania pracowników okażą się prawdą i rzeczywiście nastąpią zwolnienia, drastyczny wzrost wymagań lub inne niekorzystne konsekwencje, w jaki sposób menadżer powinien poinformować o nich swoich pracowników?

Niestety pracownicy, słysząc negatywne wiadomości, mogą potraktować szefa jak wroga, jako reprezentanta polityki firmy. A prawda jest taka, że menadżer ma podwójną rolę – z jednej strony prezentuje interesy firmy, z drugiej powinien dbać o swój zespół, swoich ludzi. Podczas szkoleń wyposażamy menadżerów w cały zestaw narzędzi komunikacyjnych, które pozwolą im przekazywać trudne informacje pracownikom. Jednak najważniejsze jest to, co jest jednocześnie bardzo proste, ale często najtrudniejsze do zrealizowania , czyli odwaga cywilna menadżera, zachowanie godności własnej. Żeby potem  jeśli zachowa się w określony sposób wobec zespołu lub zwierzchników,  mógł ze spokojem i satysfakcją spojrzeć w lustro.

Mówienie tego, co się myśli w kontaktach ze zwierzchnikami  ,jak powiedziałeś, wymaga odwagi cywilnej.

Owszem i odpowiednich umiejętności. Zaznaczania swojego zdania jest często mylone ze stawianiem się lub byciem niegrzecznym. Ważne jest, by wyodrębniać swoje stanowisko w sposób nienaruszający lub niepodważający drugiej strony. „Rozumiem, że ty podejmujesz decyzję o zwolnieniach, jednak chciałbym zaznaczyć, że w tej sprawie uważam, że…” – taki komunikat nie jest niegrzeczną zagrywką, a wyodrębnieniem swojego stanowiska. Umiejętność komunikowania się w ten sposób jest niezwykle cenna i powinna być doceniana przez podwładnych i zwierzchników. Większość dobrych, znanych firm wręcz uczy menadżerów, by szczerze mówili, co sądzą. Z moich obserwacji wynika, że krótkowzroczna polityka firm, zakładająca bierne wykonywanie zadań, odchodzi do lamusa, bo jest nieopłacalna. Prezentowanie własnych opinii w biznesie jest niezwykle ważne,  prowadzi  w efekcie do dynamicznego rozwoju firmy, a  menadżerom daje  poczucie, że mimo wszytko w korporacji można być sobą, nikogo nie udawać, nie szpanować i postępować  z godnością. Ludzie kochają takich szefów i dla nich pracują z poświęceniem.